Ketika Kampus Kehilangan Kendali atas Datanya

Oleh: Ginanjar Wiro Sasmito, Dosen Vokasi Universitas Harkat Negeri - Badan Keahlian Informatika - Persatuan Insinyur Indonesia

Ntvnews.id, Jakarta - Transformasi digital tengah menjadi agenda utama hampir seluruh perguruan tinggi. Berbagai kampus berlomba membangun Sistem Informasi Akademik, Learning Management System (LMS), hingga beragam aplikasi layanan berbasis digital. Namun, di balik geliat tersebut, tersimpan persoalan yang justru sering luput dari perhatian: siapa yang sesungguhnya mengendalikan data perguruan tinggi?

Pertanyaan ini penting karena digitalisasi bukan sekadar menghadirkan aplikasi yang modern atau portal yang menarik. Esensi transformasi digital terletak pada kemampuan institusi mengelola, melindungi, dan memanfaatkan data sebagai aset strategis. Ketika kendali atas data mulai bergantung pada penyedia teknologi, kampus sesungguhnya sedang menghadapi ancaman terhadap kedaulatan digitalnya.

Karena itu, perguruan tinggi perlu mulai membangun arsitektur data mandiri, yaitu pendekatan yang menempatkan data sebagai aset institusi yang tetap berada dalam kendali kampus, terlepas dari aplikasi atau vendor yang digunakan. Gagasan inilah yang seharusnya menjadi fondasi transformasi digital, bukan sekadar pelengkap setelah sistem informasi selesai dibangun.

Realitas di lapangan menunjukkan bahwa ekosistem digital perguruan tinggi semakin kompleks. Data akademik, pembelajaran, penelitian, kepegawaian, keuangan, hingga pelaporan nasional dikelola oleh berbagai aplikasi yang umumnya dikembangkan oleh penyedia berbeda. Akibatnya, data tersebar dalam banyak sistem yang tidak selalu saling terhubung dengan baik.

Dampaknya tidak hanya dirasakan oleh pengelola teknologi informasi, tetapi juga oleh sivitas akademika. Tidak sedikit mahasiswa harus mengulang pengisian data ketika berpindah layanan, dosen memasukkan informasi yang sama ke beberapa aplikasi berbeda, sementara pimpinan kampus menerima laporan yang tidak konsisten karena setiap sistem menyimpan versinya masing-masing. Kondisi ini menguras waktu sekaligus menurunkan kualitas pengambilan keputusan berbasis data.
Dalam situasi tersebut, perguruan tinggi sering terjebak pada dua pilihan yang sama-sama kurang ideal. Pilihan pertama adalah membiarkan setiap aplikasi berjalan sendiri-sendiri sehingga data terfragmentasi dan sulit diintegrasikan. Pilihan kedua adalah menyerahkan hampir seluruh layanan kepada satu penyedia teknologi agar seluruh sistem tampak terhubung secara instan.

Pilihan kedua memang menawarkan kemudahan dalam jangka pendek. Namun, di balik kemudahan tersebut tersimpan risiko yang jauh lebih besar. Ketika seluruh data mengikuti format milik satu penyedia, perguruan tinggi akan kesulitan berpindah ke sistem lain tanpa biaya, waktu, dan risiko yang tinggi. Kondisi inilah yang dikenal sebagai vendor lock-in, yaitu situasi ketika institusi kehilangan keleluasaan karena terlalu bergantung pada satu penyedia teknologi.

Masalah tersebut sebenarnya bukan hanya dialami perguruan tinggi di Indonesia. Berbagai kajian internasional menunjukkan bahwa banyak universitas mulai khawatir terhadap ketergantungan berlebihan pada platform digital tertentu. Semakin tertutup suatu ekosistem, semakin sulit institusi mempertahankan kendali atas data yang mereka miliki.

Baca Juga: Tim SAR Perluas Pencarian Jurnalis Hilang hingga Bengkulu dan Pulau Enggano

Persoalan lain yang tidak kalah penting adalah keamanan pertukaran data. Awal tahun 2026, publik dikejutkan oleh dugaan kebocoran data mahasiswa yang diduga melibatkan sejumlah perguruan tinggi. Peristiwa tersebut menjadi pengingat bahwa ancaman keamanan tidak selalu berasal dari sistem pusat, melainkan sering kali muncul akibat lemahnya tata kelola data di tingkat institusi.

Padahal, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi telah mewajibkan setiap pengendali data, termasuk perguruan tinggi, menerapkan langkah-langkah perlindungan yang memadai. Sayangnya, keamanan data masih sering dipandang sebagai urusan teknis unit teknologi informasi, bukan sebagai bagian dari tata kelola strategis yang menjadi tanggung jawab pimpinan perguruan tinggi.

Di sinilah pentingnya membangun Arsitektur Data Mandiri. Prinsipnya sederhana: data harus dipisahkan dari aplikasi yang mengelolanya. Kampus perlu memiliki standar, struktur, dan pengelolaan data sendiri sehingga aplikasi apa pun yang digunakan hanya berfungsi sebagai alat untuk memanfaatkan data tersebut, bukan sebagai pemiliknya.

Dengan pendekatan ini, perguruan tinggi tetap dapat mengganti sistem akademik, LMS, maupun aplikasi keuangan tanpa kehilangan data historis. Pertukaran data antarsistem juga dapat dilakukan melalui mekanisme yang aman, terdokumentasi, dan mengikuti standar terbuka sehingga interoperabilitas tidak bergantung pada satu vendor.

Pendekatan semacam ini juga sejalan dengan praktik tata kelola data yang berkembang di berbagai perguruan tinggi dunia, yang menempatkan interoperabilitas, keamanan informasi, dan kepemilikan data sebagai fondasi transformasi digital jangka panjang.

Membangun arsitektur data mandiri bukan berarti perguruan tinggi harus mengembangkan seluruh perangkat lunaknya sendiri atau menolak bekerja sama dengan perusahaan teknologi. Justru sebaliknya, kolaborasi dengan vendor tetap diperlukan. Yang harus dijaga adalah agar perguruan tinggi tidak menyerahkan kendali atas aset paling berharganya, yaitu data.

Karena itu, kepemimpinan perguruan tinggi perlu mulai memandang kebijakan data sebagai agenda strategis, setara dengan akreditasi, internasionalisasi, maupun pengembangan riset. Transformasi digital tidak boleh berhenti pada pengadaan aplikasi, tetapi harus memastikan bahwa institusi tetap menjadi pemilik penuh atas data yang dihasilkannya.

Pada akhirnya, ukuran keberhasilan transformasi digital bukanlah seberapa modern tampilan portal kampus atau seberapa banyak aplikasi yang digunakan. Kedaulatan digital justru ditentukan oleh kemampuan perguruan tinggi mempertahankan kendali atas data yang menjadi fondasi pengambilan keputusan, aset intelektual, dan kepercayaan publik. Vendor boleh berganti, teknologi boleh berubah, tetapi data harus tetap menjadi milik institusi.